Existen en el mercado muchas herramientas de software para administración documental, y gestión documental, vamos a mencionar solo algunas que hemos investigado e implementado, esperando que los argumentos planteados sirvan como aporte al desarrollo de una metodología para la selección de software para Gestión documental,
Antes que nada quiero comenzar afirmando que la selección de una herramienta depende de las necesidades y requerimientos de cada organización, un sistema es o no adecuado para una organización dependiendo de sus expectativas del mismo. A continuación citaré 3 ejemplos que conozco personalmente para contribuir con el debate:
ALFRESCO
Es un robusto sistema para la administración de contenidos empresariales (ECM) por sus siglas en Ingles, cuenta con una versión libre y una versión privativa este sistema integra los siguientes módulos:
- Gestión documental
- Gestión de contenidos web
- Colaboración (groupware)
- Plataforma de contenidos y repositorio
- Servicios de interoperabilidad de gestión de contenidos (CMIS)
- Gestión de registros (record management)
- Gestión de imágenes
Adicionalmente se puede integrar con la siute ofimatica de OpenOffice y Microsoft Office.
Mayor Información del proyecto: http://www.alfresco.com/
ORFEO:
Es un sistema Colombiano desarrollado por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (SSP
D) en el año 2002, a la luz de la Ley 594 de 2000 y de las mejores prácticas archivísticas y con el objetivo de solucionar los problemas relacionados con el seguimiento y trazabilidad de los documentos que maneja la entidad, a este proyecto se sumaron la Comisión Reguladora de Agua Potable, DIAN, DNP, UPME, y más de 40 entidades públicas del sector central, departamental y municipal, el Gobierno Central del Ecuador implementa ORFEO para apoyar la gestión del sector central y un numero creciente de empresas privadas dentro de las que se encuentran Cafesalud, OPAIN SA, Fedepalma.
Cuenta con los siguientes módulos:
- Radicación
- Radicación de Fax
- Digitalización
- Recepción de PQRS Via WEB
- Consultas
- Estadísticas
- Tablas de Retención Documental
- Modulo de Archivo
- Prestamo de documentos
- Expedientes virtuales
Es Software Libre y todas las entidades son miembros de la comunidad de desarrollo sin contar con más de 12 empresas dedicadas a soportar la aplicación y a desarrollar nuevas funcionalidades, actualmente se abren licitaciones anuales en DNP, DIAN, IDU y otras entidades para el mantenimiento y soporte de ORFEO.
Mayor información del proyecto: http://orfeogpl.org/
KNOWLEDGE TREE:
Es un Sistema de gestión documental con una versión privativa y una versión libre, cuenta con un poderoso editor de flujos de trabajo y de metadatos lo que facilita la organización y clasificación de los documentos que pueden estar en mas de 25 tipos de archivos electronicos/digitales.
Los módulos del sistema son:
- Búsqueda e indexación
- Control de acceso
- Control de Metadatos
- Auditoría
- Importación de conteidos
- Publicación
- Escritorio de usuario
- Integración con OpenOffice
KnowledgeTree Fue concebido desde la optica del trabajo colaborativo; existen multiples aplicaciónes para esta herramienta, documentación de procesos para certificaciones de calidad, y apoyar estrategias de Gestión de conocimiento.
Su arquitectura abierta y la documentación existente han permitido que se desarrollen integraciones entre aplicaciones como SugarCRM y OrangeHRM
Notas de Interés